Отчеты – неотъемлемая часть любой системы учета рабочего времени, особенно биометрической. Это визуальное представление данных, содержащихся в базе данных системы. Чем более гибкими, удобными, понятными пользователям являются отчеты, тем проще и эффективнее работать с системой сотрудникам отделов персонала и HR.

Чтобы открыть отчеты:

  1. Запустите BioTime Manager
  2. В верхнем меню выберите Отчеты.
  3. В области слева Тип отчета выберите нужный отчет.



Отчеты BioTime:

  • служат для наглядного представления, сортировки и анализа всех зарегистрированных в BioTime событий в форме и виде, соответствующих стандартам Российской Федерации в области учета рабочего времени и управления человеческими ресурсами предприятия;
  • оперативно и наглядно иллюстрируют события прихода/ухода сотрудников, их присутствие на рабочих местах;
  • позволяют выявить прогулы, недоработки и переработки, понять, сколько часов отработал тот или иной сотрудник и весь отдел в целом;
  • позволяют мгновенно оценить сложившуюся ситуацию в компании, принять быстрые, своевременные, и, самое главное, правильные решения в области учета рабочего времени и контроля доступа.


Виды отчетов

В BioTime по умолчанию представлены следующие виды отчетов:

Дни рождения сотрудников
отображает дни рождения сотрудников в отсортированном по месяцам порядке
Журнал опозданий и незарегистрированных отсутствий
отображает опаздывающих сотрудников, а также дату и время опоздания
Журнал рабочего времени
отображает статистику посещения офиса сотрудниками компании
Оргструктура
отображает организационную структуру компании с указанием ФИО и должности каждого сотрудника
Присутствие сотрудников
отображает, кто из сотрудников компании сейчас присутствует на рабочем месте
Сведения о присутствующих сотрудниках
отображает различную информацию о присутствующих на рабочих местах сотрудниках, включая ФИО, должность, дату прихода и другие связанные с ними события
Статистика посещений
отображает общую статистику посещения офиса сотрудниками компании
Табель приходов
отображает время прихода сотрудников на работу
Табель рабочего времени
отображает время, отработанное сотрудниками
Табель Т13
стандартный табель учета рабочего времени, созданный в соответствии с требованиями и нормами РФ в области учета и управления кадрами
Табель уходов
отображает время ухода сотрудников с работы
Табель учета рабочего времени
отображает время, отработанное сотрудниками
Журнал авто-уходов
отображает сотрудников, забывающих отметить свой уход с работы
Журнал причин отсутствия
отображает в наглядной форме, кто и по какой причине отсутствовал в офисе
Расписание рабочих смен
отображает информацию о графиках выходов сотрудников на работу
Расчет заработной платы
отображает информацию о количестве начисленных сотрудникам денежных средств в зависимости от фактически отработанного времени
Журнал регистраций
отображает информацию обо всех событиях регистрации сотрудников на проходных
Индивидуальный годовой табель
отображает информацию о посещаемости выбранного сотрудника за тот или иной год
Отчет по сменам
отображает информацию о посещаемости сотрудников в разрезе производственных смен
Стаж работы
отображает информацию об общем стаже работы выбранных сотрудников
Журнал открытых интервалов
отображает информацию об отклонениях в регистрации времени начала и окончания рабочего дня сотрудника
Гостевое посещение
отображает информацию о регистрации гостей на проходных за определенный период
Журнал гостевых карт
отображает информацию о регистрации событий тем или иным гостем с помощью гостевой карты
Журнал рабочего времени по проходным
отображает информацию о приходе-уходе сотрудников, зарегистрированных на той или иной проходной
Журнал фиксации событий
отображает количество и тип событий, зарегистрированных для каждого сотрудника за выбранный период
Журнал фотоверификации
отображает данные, зафиксированные при регистрации сотрудников для их верификации по фотографиям
Штатная численность
отображает информацию о численности сотрудников и статистике присутствия на рабочих местах за выбранный период времени

 


Дни рождения сотрудников


Отчет Дни рождения сотрудников выводит даты дней рождения всех зарегистрированных в BioTime сотрудников в отсортированном по месяцам порядке. Каждое время года (и соответствующие названия месяцев) выделено отдельным цветом: зима – голубым, весна – зеленым, лето – желтым, осень – оранжевым.

По умолчанию отчет создается по всем сотрудникам и показывает только число, на которое попадает день рождения какого-либо сотрудника. Чтобы показывать полную дату дня рождения (включая и год рождения), отметьте галочкой поле Показывать полную дату рождения.


Журнал гостевых карт


Начиная с версии 6.5.0.2719, в BioTime Manager добавлен отчет Журнал гостевых карт. Он выводит информацию обо всех посещениях гостей предприятия, использовавших бесконтактные карты (подробнее  см. раздел Гостевой доступ по картам).

Отчет позволяет вывести на печать список всех событий по той или иной карте, как для всех использовавших ее гостей, так и для отдельного гостя.


Журнал опозданий и незарегистрированных отсутствий

Отчет Журнал опозданий и незарегистрированных отсутствий наглядно показывает сотрудников, опаздывающих на работу и отсутствовавших без уважительной причины. Отчет также показывает статистику опозданий этих сотрудников, включающую дату, когда сотрудник опоздал на работу, время, на которое сотрудник опоздал, количество опозданий данного сотрудника за указанный период и общее время опозданий.

По умолчанию отчет создается за последнюю неделю включительно.


Журнал рабочего времени

Журнал рабочего времени – это максимально полный отчет, подробно иллюстрирующий все события, зарегистрированные системой BioTime.

По умолчанию отчет создается за последнюю неделю включительно.


Обратите внимание, что столбец Норма показывает количество часов, которое необходимо отработать за указанный период времени. 

Например, если отчет создавался за неделю (с понедельника по воскресенье включительно), то в столбце Норма будет указано число 40. Соответственно, если вы просматриваете отчет за текущую неделю в пятницу в первой половине дня, то, скорее всего, обнаружите недоработки у большинства сотрудников, так как рабочий день еще не закончился, и многие не отметили свой уход с работы. Поэтому рекомендуется при построении отчетов в области За период указывать дату, предшествующую текущей (дате построения отчета).


Оргструктура

Отчет по оргструктуре показывает организационную структуру компании с указанием ФИО, отдела и должности каждого сотрудника. 

Если в компании нет отделов или если сотрудник не привязан к конкретному отделу, в столбце Отдел отображается название компании.


Присутствие сотрудников

В отчете о присутствии сотрудников отображается информация о том, кто из сотрудников компании сейчас присутствует на рабочем месте, с указанием ФИО, отдела, должности, даты/времени прихода или ухода, а также помещение, в котором находится сотрудник (необязательно). 

Если в компании нет отделов или если сотрудник не привязан к конкретному отделу, в столбце Отдел отображается название компании.


Сведения о присутствующих сотрудниках

Отчет Сведения о присутствующих сотрудниках показывает различную информацию о присутствующих на рабочих местах сотрудниках, включая ФИО, должность, дату прихода, статус и другие связанные с ними события. 

Если в компании нет отделов или если сотрудник не привязан к конкретному отделу, в столбце Отдел отображается название компании.


Статистика посещений

Статистика посещений – это сводный отчет, показывающий только время, проведенное сотрудником на рабочем месте, включая часы переработки, недоработки и отсутствия на рабочем месте.

По умолчанию отчет создается за последнюю неделю включительно.

Функциональность строки Норма аналогична одноименному столбцу в Журнале рабочего времени. Строка Отработано в рамках графика показывает количество отработанных часов, входящих во временной интервал, определяющий график работы конкретного сотрудника.



Пример


Сотрудник работает по графику с 09:00 до 18:00. В определенный день сотрудник пришел на работу в 09:30, а ушел в 18:30. Его общее рабочее время за этот день (строка Отработано) составит 09:00 (при отсутствии обеденного перерыва). В строке Отработано в рамках графика будет выведено значение 08:30, так как сотрудник пришел на работу позже на полчаса, что определено его графиком.




Табель приходов

Табель приходов показывает статистику приходов сотрудников в офис. По умолчанию отчет создается за текущий месяц.

Описание внешнего вид отчета и его условных обозначений проиллюстрировано на рисунке ниже.


Табель рабочего времени

Табель рабочего времени – это специальный отчет, показывающий информацию о приходах, уходах и отработанном сотрудниками времени.

Строка

Полное название

Описание

приход

-

Показывает время, когда был зарегистрирован приход сотрудника на работу. Красным цветом выделяется опоздание (т. е. отклонение от графика работы, назначенного для данного сотрудника)

уход

-

Показывает время, когда был зарегистрирован уход сотрудника с работы. Красным цветом выделяется ранний уход сотрудника (т. е. отклонение от графика работы, назначенного для данного сотрудника)

отраб

Всего отработано
Показывает, сколько всего часов было отработано сотрудником в рассматриваемый день. Зеленым цветом выделяются переработки, красным – недоработки.


Если в какой-либо день было отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте, то в соответствующей ячейке отображается прочерк, а в строке отраб (всего отработано) показывается аббревиатура зарегистрированной причины отсутствия.


По умолчанию отчет создается за текущий месяц.


Табель Т13

Табель учета рабочего времени (Т13) предназначен для учета отработанного времени сотрудников в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты». Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

По умолчанию отчет создается за текущий месяц.


Поле Официальная версия области Фильтр на Панели информации позволяет настроить отображение событий в отчете. При отмеченном поле строится стандартный отчет, показывающий присутствовал ли сотрудник в офисе в указанный день или нет. Если поле не отмечено, то в Табеле Т13 отображаются фактические данные прихода/ухода сотрудников.

Условные обозначения:

  • Я – сотрудник присутствовал на работе. Под ячейкой в следующем ряду указывается количество отработанных часов (в зависимости от того, по какой версии – официальной или нет – построен отчет);
  • В – праздник или выходной день;
  • К, Б – причины отсутствия на работе (К - командировка, Б – болен, и так далее).


Табель уходов

Табель уходов показывает статистку уходов сотрудников с работы. По умолчанию отчет создается за текущий месяц.

Условные обозначения и внешний вид аналогичны Табелю приходов.


Журнал авто-уходов

Журнал авто-уходов – это специальный отчет, выделяющий сотрудников, забывших отметить свой уход с работы и показывающий время, когда авто-уход был зарегистрирован. С помощью этого отчета можно оперативно выявить сотрудников, постоянно (нарочно или нет) забывающих зарегистрировать свой уход.

По умолчанию отчет создается за последнюю неделю включительно.


Журнал причин отсутствия

Журнал причин отсутствия в наглядной форме показывает, кто и по какой причине отсутствовал в офисе в рабочее время. Отчет также отображает соответствующие комментарии к возможным причинам отсутствия (столбец Описание).

По умолчанию отчет создается за последнюю неделю включительно.


Расписание рабочих смен

Отчет Расписание рабочих смен позволяет получить информацию о том, когда и в какое время тот или иной сотрудник должен выйти на работу. Также отчет можно использовать для вывода информации об отклонениях фактически отработанного рабочего времени от плановой продолжительности рабочего дня, установленной по расписанию.


Отчет работает в двух режимах:

  • вывод информации только о плановых рабочих графиках сотрудников;
  • вывод информации о плановых рабочих графиках сотрудников вместе с фактическим временем прихода и ухода сотрудников.

Переключение между режимами осуществляется с помощью поля Отображать и планируемое, и фактическое количество отработанного времени.


Таблица ниже описывает некоторые строки таблицы, формируемой отчетом.

Строка

Полное название

Описание

план

Время работы по графику

Показывает установленное рабочим графиком время работы сотрудника.

факт

Фактически отработанное время

Показывает фактическое время прихода сотрудника на работу и ухода с нее. Красным цветом выделяются опоздания и ранние уходы.

отраб

Всего отработано
Показывает, сколько всего часов было отработано сотрудником в рассматриваемый день. Зеленым цветом выделяются переработки, красным – недоработки.
Если в какой-либо день было отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте, то в этой строке отображается аббревиатура зарегистрированной причины отсутствия.



Вы можете не отображать точное время (часы, минуты) в строке факт (фактически отработанное время). Для этого снимите галочку с поля Отображать минуты в фильтре отчетов.

По умолчанию отчет создается за текущий месяц, выводится информация только о плановых рабочих графиках сотрудников.


Расчет заработной платы

Расчет заработной платы – это специальный отчет, позволяющий получать информацию о количестве начисленных сотрудникам денежных средств в зависимости от фактически отработанного времени.


Таблица ниже описывает некоторые столбцы таблицы, формируемой отчетом.

Столбец

Полное название

Описание

Отработано всего

-

Показывает общее количество часов, отработанных сотрудником за указанный в фильтре отчетов период.

Отраб. смен день

Отработано в дневную смену

Показывает общее количество часов, отработанных сотрудником в дневную смену (т. е. не попадающих в интервал «ночных» часов). Этот интервал задается в настройках политики (подробнее см. раздел Правила регистрации событий).

Отраб. смен. ночь

Отработано в ночную смену

Показывает общее количество часов, отработанных сотрудником в ночную смену (т. е. попадающих в интервал «ночных часов) Этот интервал задается в настройках политики.
Переработал
-
Показывает количество отработанных сотрудником часов, превышающих норму, установленную рабочим расписанием.
Основная ставка
-
Основная часовая ставка за отработанное время.
Ночная ставка
-
Часовая ставка за работу в ночное время.
Ставка за перераб.

Ставка за переработки

Часовая ставка за переработки. По этой ставке тарифицируется отработанное время, превышающее норму, установленную рабочим расписанием.


Подробнее см. раздел Ввод тарифных ставок сотрудника.


Журнал открытых интервалов

Главная цель журнала открытых интервалов — выявить отклонения в регистрации времени начала и окончания рабочего дня. Эти отклонения могут возникать, если сотрудник забыл (случайно или намеренно) зарегистрировать приход/уход, а функция «авто-ухода», которая автоматически закрывает рабочий день, в BioTime Manager отключена.


В результате BioTime в соответствии со своей логикой регистрирует уход после прихода и наоборот. Если сотрудник забыл зарегистрировать уход вечером, а утром следующего дня регистрирует приход, автоматически регистрируется событие ухода: сотрудник на работе, а числится ушедшим.


Журнал открытых интервалов быстро выявляет подобные отклонения. После их обнаружения следует восстановить нормальную последовательность событий (приход – уход – приход и т. д.). Рекомендуется также включить функцию «авто-ухода» для автоматического закрытия рабочего дня в соответствии с графиком сотрудника.