Чтобы использовать BioTime для учета рабочего времени и контроля доступа сотрудников, необходимо зарегистрировать в системе всех сотрудников компании (предприятия).

Для начала 

  1. Запустите BioTime Manager
  2. В верхнем меню нажмите Сотрудники.



Управление сотрудниками компании включает в себя следующие задачи:

  1. Добавление новых сотрудников.
  2. Редактирование информации о сотрудниках.
  3. Увольнение сотрудников.
  4. Перевод сотрудников на другие должности.
  5. Удаление сотрудников.


Добавление нового сотрудника

Добавление нового сотрудника осуществляется с помощью Мастера добавления нового сотрудника. После запуска Мастера следуйте указаниям на экране.



Шаг 1. Начало 

При добавлении нового сотрудника обратите внимание на следующие моменты:


Шаг 2. Ввод личных данных


  1. В области Общие данные заполните данные о новом сотруднике. Поля, отмеченные *, обязательны для ввода (Фамилия, Имя, Пол).
  2. Далее вы можете добавить фотографию сотрудника: 
    1. либо загрузите имеющуюся, нажав кнопку Загрузить
    2. либо сделайте снимок с веб-камеры.
    3. Нажмите кнопку Камера. Откроется диалоговое окно с возможностью выбора подключенной веб-камеры, качества видеопотока и дополнительными настройками изображения. Щелкните по изображению левой кнопкой мыши, чтобы сделать фотографию сотрудника.

  3. В области Отпечатки пальцев необходимо зарегистрировать два отпечатка сотрудника.
    1. Чтобы удалить отпечаток пальца сотрудника, щелкните по изображению отпечатка пальца левой кнопкой мыши, удерживая нажатой клавишу CTRL на клавиатуре.
    2. Вы также можете загрузить отпечатки пальцев из внешнего файла, сделанного при помощи приложения Удаленная регистрация отпечатков пальцев, с помощью ссылки Загрузить данные из файла.


Шаг 3. Ввод служебных данных

Введите в систему служебные данные о сотруднике:

  • ID - устанавливается автоматически.
  • Табельный номер – номер, под которым работник фигурирует в документации предприятия.
  • Рабочий e-mail.
  • Рабочий телефон.
  • Домашний телефон.
  • Сотовый телефон.
  • Категория – выберите категорию из справочника (редактируется в Структура компании - Справочники - Должности - Категории сотрудников).
  • Замечания – особые отметки о сотруднике.

Все поля опциональны для заполнения.


Шаг 4. Личные коды

При добавлении нового сотрудника обратите внимание на следующие моменты:

  • Необходимо ввести коды карт (если сотрудник использует бесконтактные карты, PIN-код FingerPass для регистрации событий) и/или Wiegand-код (если планируется применение BioTime и биометрических терминалов BioLink FingerPass в составе с СКД сторонних производителей).

Необходимо ввести следующие личные коды доступа сотрудника:

  • Код карты. Для регистрации событий прихода/ухода сотрудников с помощью карточных считывателей.
  • Личный идентификационный номер (PIN). Для регистрации событий прихода/ухода сотрудников с помощью биометрических терминала BioLink FingerPass TM. Для PIN-кода пользователя FingerPass TM не требуется ввод идентификатора номера пользователя. Получить идентификаторы можно с помощью соответствующей опции в BioTime Manager.
    Если сотрудник забыл свой пароль, просто введите новый и сообщите его сотруднику.
  • Внешний Wiegand-код. Посылается во внешнюю систему СКУД; выполняемое действие зависит от соответствующих настроек внешней системы.


Чтобы ввести код карты, выполните следующие действия:

  1. Нажмите кнопку Получить справа от поля Код карты. Или в поле Код карты введите код карты вручную. Код требуется вводить в шестнадцатеричном формате (латинские буквы от A до F и цифры от 0 до 9).
  2. Приложите карту к считывателю. Зашитый в карту код будет получен BioTime и вставлен в поле Код карты.
  3. Для получения кода карты считыватель карт должен быть соответствующим образом настроен на работу с BioTime Manager. Вы можете настроить порт для считывателя карт с помощью диалогового окна Настройка BioTime Manager.


Чтобы зарегистрировать событие с помощью FingerPass и PIN-кода, выполните следующие действия:

  1. На клавиатуре терминала FingerPass нажмите звездочку (*).
  2. Введите свой PIN-код (сначала идентификатор сотрудника, затем – пароль).


Шаг 5. Должности


Введите в систему служебные данные о сотруднике:

  • Отдел – выберите отдел из списка.
  • Должность – выберите должность из списка (справочник должностей редактируется в Структура компании - Справочники - Должности).
  • Принят с – фактическая дата приема сотрудника на работу.
  • График работы – выберите, работает ли сотрудник по типовому графику отдела или согласно персональному распорядку (во втором случае выберите требуемое расписание; расписания предварительно добавляются и редактируются на вкладке Графики работ).
  • Политика – выберите, совпадает ли политика, применяемая к сотруднику, со стандартной для отдела или же к нему применяется иная (во втором случае выберите нужную политику; политики предварительно создаются и редактируются на вкладке Политики).

Значение даты приема сотрудника на работу невозможно будет изменить впоследствии. Это могло бы существенно повлиять на логику работы компонентов системы, которые учитывают эту дату. В случае, если требуется скорректировать дату приема сотрудника на работу, необходимо произвести операцию увольнения сотрудника в системе, а затем создать для него новый профиль (при создании выберите опцию Скопировать данные уволенного сотрудника).


Шаг 6. Тарифные ставки


При добавлении нового сотрудника обратите внимание на следующие моменты:

  • На шаге Тарифные ставки необходимо указать ставки заработной платы, по которым BioTime будет рассчитывать оплату труда сотрудника за отработанное время.


С помощью тарифных ставок вы можете осуществлять расчет заработной платы сотрудника.

Вы можете указать следующие тарифные ставки:

  • основная часовая ставка за отработанное время (если используется отдельная ставка за работу в ночное время, основная часовая ставка определяет оплату часов, не попавших в интервал ночного времени);
  • часовая ставка за переработки;
  • часовая ставка за работу в ночное время.

Тарифные ставки указываются в произвольных единицах.

Данные о начисленной заработной плате за отработанное время с учетом вышеуказанных ставок отображаются в специальном отчете – Расчет заработной платы.



Пример

Сотрудник имеет следующие тарифные ставки:

часовая ставка за отработанное время, не превышающее предполагаемой продолжительности рабочего дня, указанной в расписании, – 150 ед. (2,5 ед. в минуту);

часовая ставка за переработки – 200 ед.(3,33 ед. в минуту);

часовая ставка за работу в ночное время – 300 ед. (5 ед. в минуту).

Рабочее расписание сотрудника: понедельник – пятница, 09:00-18:00, обеды оплачиваются (поле Рабочий день включает обеденный перерыв в настройках графика не отмечено). Также в настройках политики, применяемой к данному сотруднику, отмечено, что время с 22:00 до 06:00 необходимо выделять как ночное.

Таблица ниже показывает обобщенную статистику приходов, уходов и сумму соответствующего вознаграждения для сотрудника за одну неделю:

День недели

Приход

Уход

По расписанию (мин)

Переработка (мин)

Ночное время (мин)

Сумма

Пн

9:15

17:30

495

0

0

1237,5

Вт

9:30

19:10

540

40

0

1483,333

Ср

9:05

19:00

540

55

0

1533,333

Чт

09:00

16:00

420

0

0

1050



21:30

23:30

30

0

90

525

Пт

11:30

23:30

540

90

90

2100

Сб

-

-

-

-

-

-

Вс

-

-

-

-

-

-

Итого:











7929,167



Шаг 7. Дополнительно


При добавлении нового сотрудника обратите внимание на следующие моменты:

  • На шаге Дополнительно вы можете создать дополнительные поля для сотрудника, если стандартных полей недостаточно. Для создания поля нажмите кнопку Добавить и в открывшемся окне введите название поля, значение по умолчанию и тип.


На вкладке Дополнительно нажмите кнопку Добавить поле, чтобы создать особые поля с информацией о сотруднике.

В открывшемся окне Дополнительные поля сотрудников нажмите кнопку +, чтобы добавить новое поле.

Поля добавляются в специальной таблице. Добавив поле, поочередно нажмите на каждое его свойство и отредактируйте по своему усмотрению:

  • ID – идентификатор поля, вводится латиницей, без пробелов, может содержать цифры;
  • Label – заголовок поля;
  • Type – тип поля (доступные поля отображены на рисунке)
  • Values.

Примеры полей:

Чтобы удалить существующее поле:

  1. Выделите его в таблице.
  2. Нажмите кнопку -.

После ввода всех необходимых полей нажмите Сохранить. Поля появятся на вкладке Дополнительно и будут доступны для редактирования:

Добавленные поля будут доступны для редактирования как при создании каждого нового сотрудника, так и при изменений существующих профилей.


Шаг 8. Настройка доступа


При добавлении нового сотрудника обратите внимание на следующие моменты:

  • На шаге Настройка доступа необходимо ввести информацию для идентификации сотрудника в BioTime и указать, каким уровнем доступа к системе будет обладать добавляемый сотрудник.


Чтобы настроить уровень доступа нового сотрудника, выполните следующие действия:

  1. В области Уровень доступа к BioTime в поле Уровень доступа из раскрывающегося списка выберите необходимый уровень доступа. Новый уровень доступа создается в диалоговом окне Справочники на закладке Уровни доступа.
    Выбор названия отдела, на который будет распространяться уровень доступа, а также создание пользовательских уровней доступа доступны только в редакции BioTime Enterprise.
  2. В поле Название отдела, на который будет распространяться уровень доступа, из раскрывающегося списка выберите название отдела или подразделения, для которого уровень доступа будет действителен.
    Например, если вы выберете уровень доступа, в который входит право Регистрация событий для сотрудников отдела вручную, и в качестве отдела укажете Отдел маркетинга, то сотрудник, обладающий выбранным уровнем доступа, сможет вручную регистрировать события только сотрудников, работающих в Отделе маркетинга.
    Обратите внимание, что видимость элементов организационной структуры для создаваемого сотрудника ограничивается выбранным отделом. Это значит, что в BioTime Manager сотруднику будет виден только тот отдел (его подразделения и сотрудники, работающие в нем), который указан в поле Название отдела. Все остальные элементы организационной структуры будут скрыты для этого сотрудника.
    В любом случае в системе всегда должен быть сотрудник, обладающий полным доступом ко всей организационной структуре, т. е. сотрудник, у которого в поле Название отдела указан корневой узел дерева отделов – компания (как правило, это администратор BioTime). Если в системе остался только один такой сотрудник, вы не сможете изменить уровень доступа для него. Если вы все же хотите произвести изменения, определите права полного доступа какому-либо другому сотруднику и повторите действия по изменению уровня доступа.
  3. В области Информация для идентификации сотрудника в BioTime необходимо ввести имя пользователя и пароль для доступа к BioTime.
    Пароль и имя пользователя также могут использоваться сотрудником для регистрации событий прихода/ухода без использования биометрического сканера и для доступа к BioTime Manager (при наличии соответствующих прав).


Перевод сотрудника на новую должность

Перевод сотрудника на новую должность в системе BioTime осуществляется с помощью Мастера перевода сотрудника на новую должность (Сотрудники - Изменить должность):

  1. В Панели списков выберите сотрудника. 
  2. В меню Действия выберите пункт Изменить должность.

Следуйте инструкциям мастера.


Обратите внимание, что вы можете просто сменить должность сотрудника (оставив его работать в том же отделе с теми же политиками и графиками работы), либо, вместе со сменой должности, перевести его в другой отдел, одновременно указав новый график работы и политику.


С помощью перевода на новую должность вы можете изменить дату приема сотрудника на работу на более позднюю (более раннюю дату проставить нельзя). Изначально дата приема регистрируется при первом добавлении сотрудника в систему и не может быть изменена непосредственно (кроме как через увольнение и повторное принятие сотрудника в системе).


Увольнение сотрудника

Для регистрации увольнения сотрудника запустите Мастер увольнения сотрудника:

  1. В Панели списков выберите сотрудника. 
  2. В меню Действия выберите пункт Уволить сотрудника.

 Далее следуйте инструкциям на экране.

Во время увольнения сотрудника удаляются все его персональные данные, за исключением ФИО и информации о его поле. Операцию увольнения сотрудника невозможно отменить. Все сохраненные в базе данных BioTime отпечатки пальцев, имена пользователей (логины) и пароли будут удалены.


Уволенный сотрудник может быть восстановлен только с помощью Мастера добавления нового сотрудника. Для этого необходимо на первом шаге мастера выбрать опцию Скопировать данные из уволенного сотрудника. При этом потребуется ввести новый табельный номер, заново зарегистрировать в системе отпечатки пальцев. В отчетах восстановленный уволенный сотрудник будет трактоваться как новый сотрудник.


Удаление сотрудника

Чтобы удалить сотрудника:

  1. В Панели списков выберите сотрудника, которого необходимо удалить. 
  2. В меню Действия выберите пункт Удалить сотрудника.

В отличие от увольнения, при удалении сотрудника происходит полное удаление его личных данных из базы BioTime. При увольнении сотрудник не может пользоваться системой BioTime, его отпечатки пальцев удаляются, а его ФИО и табельный номер помещаются в так называемый резерв, откуда потом могут быть восстановлены с помощью Мастера добавления нового сотрудника

Удаление сотрудника не всегда возможно, т. к. связанная с ним информация может использоваться другими элементами системы BioTime. Вы не можете удалить сотрудника, если он является единственным администратором системы BioTime. Перед удалением передайте права администратора другому сотруднику и повторите операцию удаления.