В BioTime политики – это специальные правила, влияющие на представление в отчетах событий ухода/прихода.

Чтобы открыть политики: 

  1. Запустите BioTime Manager
  2. В верхнем меню нажмите Политики.

Создание новой политики компании

Нажмите Добавить политику в панели Действия.

Чтобы создать новую политику, воспользуйтесь Мастером добавления новой политики. После запуска Мастера следуйте инструкциям на экране компьютера.

При этом обратите внимание на:

  • настройку правил регистрации событий (см. ниже Шаг 3). Она позволяет:
    • задать способы регистраций событий сотрудниками, 
    • настроить режимы автоматической регистрации ухода,
    • определить, в каких ситуациях регистрировать отклонения от рабочего графика (опоздания, переработки)). 
  • настройку правил подсчета (см. ниже Шаг 4). Она позволяет:
    • задать, на сколько время регистрации события будет округляться при построении отчетов,
    • определить параметры подсчета обеденного времени
    • включить/выключить особую обработку времени, отмеченного как ночное (ночные смены)).


Шаг 1. Начало

На шаге Начало вы можете выбрать основу для создания новой политики.

Выберите опцию Пустая политика, чтобы использовать свойства по умолчанию, или выберите уже существующую политику в выпадающем списке.

Нажмите Далее.

Шаг 2. Общие данные

На шаге Общие данные:

  • заполните поля Название и Описание (опционально),
  • загрузите изображение со значком политики, который впоследствии позволит ее идентифицировать.



Шаг 3. Правила регистрации событий

На шаге Правила регистрации событий настраиваются общие правила текущей политики.

 

BioTime позволяет использовать для регистрации событий сканер отпечатков пальцев или имя пользователя (логин) с паролем. Правила регистрации событий прихода/ухода настраиваются в области Способы регистрации событий сотрудниками компании. По умолчанию все поля в этой области отмечены.


В области Регистрация фактов отклонения от рабочего графика отметьте, необходимо ли учитывать факты прихода и ухода сотрудников при составлении отчетов.

Отклонениями от рабочего графика считаются:

  • Прогулы
  • Опоздания
  • Недоработки
  • Переработки

Пример

Сотрудник работает по графику с 09:00 до 18:00. Политики настроены следующим образом:

  1. Отмечать в отчетах факт прихода позже, чем на 20 минут.
  2. Отмечать в отчетах факт ухода раньше, чем на 20 минут.
  3. Округление времени событий не используется.


Сотрудник пришел на работу в 08:35, ушел в 18:22. В отчетах будет отмечен факт раннего прихода и позднего ухода.

Сотрудник пришел на работу в 09:23, ушел в 17:39. В отчетах будет отмечен факт позднего прихода и раннего ухода.

Сотрудник пришел на работу в 09:19, ушел в 17:41. В отчетах не будет отмечен факт позднего прихода и раннего ухода.


Обратите внимание, что при включенном округлении времени событий, время прихода и ухода может быть округлено. В таком случае, даже если сотрудник пришел на работу в 09:19 и ушел с работы в 17:41, в отчетах время прихода будет равно 09:20, а время ухода - 17:40. В итоге в отчетах также будут отмечены факты позднего прихода (опоздание) и раннего ухода (недоработка).


В области Контроль дубликатов событий отметьте опцию Включить контроль за дублированием, чтобы полные дубликаты событий не учитывались в отчетах.


Шаг 4. Правила подсчета

На шаге Правила подсчета настраиваются непосредственно правила построения отчетов.

В области Округление времени:

  • отметьте опцию округления, если необходимо, 
  • выберите количество минут в выпадающем списке. В отчетах события прихода и ухода сотрудников будут округлены согласно заданным настройкам.


Пример

Сотрудник пришел в офис в 7:08, и его политики настроены так, чтобы округлять время события на 10 минут. В отчетах время его прихода будет равно 7:10.


Сотрудник пришел в офис в 7:14, и его политики настроены так, чтобы округлять время события на 30 минут. В отчетах время его прихода будет равно 7:00. Если приход был зарегистрирован в 7:16 (при тех же настройках политики), то в отчетах время события будет равно 7:30.



В области Подсчет рабочего времени требуется указать, считать ли переработки (в данном контексте переработками считается всё время, отработанное не в рамках рабочего графика) рабочим временем:

  • Отметьте опцию Игнорировать в отчетах ранний период, чтобы не считать время до начала смены рабочим.
  • Если эта опция отмечена, можно также отметить опцию Учитывать в отчетах только время, отработанное в рамках рабочего графика. В этом случае любые переработки вне рамок зафиксированных смен не будут учтены в отчетах. Если обе опции деактивированы, часы переработок будут фиксироваться в отчетах.

Использование данного режима рекомендуется для компаний, не поощряющих сотрудников за переработки и или/какие-либо отклонения от установленных рабочих графиков.


Пример

Режим Учитывать в отчетах только время, отработанное в рамках рабочего графика включен.

График работы сотрудника 09:00-18:00.


Сотрудник пришел на работу в 09:45, опоздав на 45 минут. Сотрудник зарегистрировал свой уход с работы в 19:00, т. е., если исходить из чистого отработанного времени, то он не только компенсировал свое опоздание, но и переработал 15 минут. Но так как переработки не учитываются, время с 18:00 до 19:00 не будет считаться рабочим. Соответственно, в отчетах этому сотруднику будет поставлена недоработка в размере 45 минут.



В области Подсчет обеденного времени доступны следующие опции:

  • Не учитывать обеденное время.
  • Автоматически вычитать обеденное время из общей продолжительности рабочего дня.
  • Обеденное время по расписанию согласно графику работы.

Также можно указать минимальное количество часов, необходимое для вычитания обеденного перерыва.

  


Пример

Обеденное время не учитывается.

Если сотрудник отработал 8 часов (при смене 8 часов), то и в отчете отработанного времени будет показано, что его рабочий день составил 8 часов.


Обеденное время учитывается.

Если сотрудник отработал 8 часов (при рабочей смене 8 часов), то в отчете итоговая продолжительность рабочего дня будет меньше на то количество часов (минут), которые выставлены в качестве обеденного времени. Продолжительность обеденного перерыва задается в настройках графика рабочего времени.


Минимальное количество часов для вычитания обеденного перерыва равно 4. Если сотрудник отработал меньше 4 часов, время обеда при построении отчета вычитаться из продолжительности рабочего дня (меньше 4 часов) не будет (даже если в настройках графика рабочего времени задан обеденный перерыв).



В области Подсчет ночных часов указывается, какие часы будут считаться «ночным временем». В настройках тарифных ставок сотрудника (подробнее см. раздел Ввод тарифных ставок сотрудника) вы сможете ввести отдельную ставку расчета заработной платы для таких часов.


Пример

В области Подсчет ночных часов установлены следующие настройки:

  • Отмечать в отчетах время с 22:00 по 6:00 как ночное.


Это значит, что, если рабочий день сотрудника начинается в 00:00 и заканчивается 08:00, то при построении отчетов (поддерживающих отображение ночных часов) будет указано, что сотрудник отработал 6 ночных часов, и эти часы будут проставляться в отдельной графе. Также, при использовании тарифных ставок, время с 00:00 до 06:00 будет оплачиваться по отдельной, «ночной» ставке.



Шаг 5. Правила авто-уходов

На шаге Правила авто-уходов можно включить автоматическую регистрацию ухода для сотрудников, которые забыли или по каким-то другим причинам не отметились при уходе с работы. 


Настройки можно задать:

  • фиксированные. Например, после определенного времени все не отметившиеся на выходе сотрудники считаются ушедшими с работы.
  • гибкие, т.е. время авто-ухода будет вычисляться в зависимости от времени прихода сотрудника на работу.


На этой вкладке доступны следующие настройки:

Элемент

Описание

Автоматически регистрировать уход сотрудника

Включает/отключает функцию регистрации авто-уходов.

Автоматически проставлять сотруднику уход в случае, если время нахождения в офисе превышает запланированное на

Задает, через сколько часов после окончания рабочего дня регистрировать авто-уход.

Время регистрации ухода

Задает относительное время, на которое будет записан авто-уход. Возможные значения:
  • По окончании рабочего дня – авто-уход будет записан на стандартное время окончания рабочего дня.
  • По времени регистрации последнего события – авто-уход будет записан на то время, когда сотрудник в последний раз совершил регистрируемое действие (например, вошел или вышел из какого-либо помещения).

Автоматически проставлять сотруднику уход в случае превышения интервала между регистрациями событий более чем на

Задает, через сколько минут неактивности сотрудника (т. е. отсутствия с его стороны регистрируемых событий, таких как вход или выход из какого-либо помещения) нужно записывать ему авто-уход.

Гибкие правила регистрации в зависимости от времени прихода

В этой таблице можно задать время регистрации авто-ухода для сотрудников с гибким графиком (т. е., если каждый день сотрудник приходит в разное время, то и авто-уход можно сдвигать соответственно). В правой части таблицы указывается время прихода по дням, а в левой – время авто-ухода по дням.


Шаг 6. Правило обучения отпечатков

На шаге Правило обучения отпечатков отметьте опцию Ограничить перезапись отпечатка пальца в карточку сотрудника, чтобы заблокировать возможность переобучения отпечатков. Обратите внимание, что данная опция не подойдет предприятиям с постоянным поступлением и увольнением сотрудников.


Шаг 7. Завершение

Нажмите Далее и Сохранить для сохранения текущей политики в списке и Закрыть для завершения работы Мастера.


Редактирование политики компании

Для редактирования уже созданной политики работ выделите ее в Панели списков 

  1. либо дважды щелкните по названию политики левой кнопкой мыши, 
  2. либо щелкните по ссылке Редактировать политику в области Действия.
  3. Вы также можете выбрать одноименный пункт в меню Действия (подробнее cм. раздел BioTime Manager).